Sete passos para desenvolver um código de ética com uma visão de riscos jurídicos

Sete passos para desenvolver um código de ética com uma visão de riscos jurídicos

Desenvolver um Código de Ética que realmente funcione na prática é um desafio para todos os tipos e tamanhos de negócio e deve estar diretamente conectado com os valores da empresa, caso contrário será apenas mais um documento guardado em alguma gaveta.

O papel do código de ética é simples: i) Ele deve fornecer claramente as expectativas da empresa em relação a um comportamento apropriado de conduta. ii) Todos, do porteiro ao presidente da empresa devem estar engajados a ele.

É por meio do código de ética que colaboradores, vendedores, clientes, parceiros de negócios e investidores podem assegurar-se de que a empresa para qual eles trabalham ou fazem negócios atua do modo ético.

Isto pode parecer básico e óbvio, mas há um grande equívoco por parte dos empresários de que os códigos de ética se aplicam apenas às grandes empresas e que as pequenas e médias organizações não têm necessidade deles.

Qualquer empresa que não tenha um código abrangente enfrenta uma maior exposição a riscos do ponto de vista legal e regulatório, além de riscos de fraudes e exposição negativa da imagem da empresa, que podem custar milhares de Reais ou simplesmente fecham suas portas.

No dia 19 de março de 2015 foi publicado o Decreto 8.420/2015, que regulamenta a Lei Anticorrupção, e adota o nome Programa de Integridade para Compliance. Esse Decreto faz referência específica às microempresas e empresas de pequeno porte e deixa claro que nenhuma empresa, por menor que seja, deve deixar de ter um bom programa de integridade.

Uma pesquisa realizada pela revista Exame no ano passado revelou que mais da metade dos empresários e gestores entrevistados havia descoberto pelo menos uma fraude.  Na grande maioria dos casos, praticadas em áreas onde os controles internos são vulneráveis, permitindo que o fraudador aja por anos a fio com a certeza de que não será descoberto.

 

O que a pesquisa revelou:

J.Chokr - Perfil dos Fraudadores - Como desenvolver um código de ética com uma visão jurídica
Quem mais comete fraudes nas empresas?

 

 

J.Chokr - Perfil dos Fraudadores - Como desenvolver um código de ética com uma visão jurídica
Quanto tempo de casa tem o fraudador típico?

 

J.Chokr - Perfil dos Fraudadores - Como desenvolver um código de ética com uma visão jurídica
Qual a função dos fraudadores?

Obviamente que apenas um código de ética não é suficiente para eliminar fraudes e fazer com que todos a partir de sua emissão passem a ter um comportamento e uma conduta ilibada. Contudo, é um caminho básico e fundamental para marcar uma posição de intolerância a atos ilícitos.

Como dissemos em nosso artigo anterior, é necessário estabelecer uma cultura de conduta ética antes de qualquer papel!

Como estruturar o Código de Ética de sua empresa?

Embora o conteúdo específico do código de ética poderá variar dependendo de fatores como a natureza da organização e o ramo da indústria no qual ela atua em seus negócios, existem vários elementos básicos que devem fazer parte de qualquer código.

Estes pontos podem parecer básicos, mas acredite, em nossa experiência como especialistas em riscos empresariais, temos visto muitas tentativas de implantação de códigos de ética inócuos simplesmente por ignorarem itens como estes:

  • Evite títulos genéricos que possam fazer com que o código pareça demasiadamente formal, tal como uma norma jurídica;
  • Uma carta de introdução do Presidente ou líder, detalhando o propósito do código e sua importância na criação de uma cultura ética que beneficie a todos que se relacionam com a empresa
  • Índice
  • Prólogo/Preâmbulo – expandem os propósitos e benefícios delineados na carta de introdução
  • A declaração dos valores essenciais da organização (lembre-se valores são inegociáveis e devem estar expressos da forma mais clara possível)
  • Definição do alcance do código de ética – a quem se aplica, quando se aplica e como se aplica
  • Lista de sanções para o não cumprimento do código de ética
  • Exemplos de comportamentos apropriados em relação a cada disposição do código
  • Um quadro que forneça aos funcionários orientações para a tomada de decisões e a tomada de ações diante de um dilema ético
  • Uma lista de recursos disponíveis para assistência em dilemas éticos, tais como: um encarregado de compliance e ética, uma linha para denúncia anônima e um campo do site destinada a compliance e ética.
  • Referências a ações disciplinares ou outras consequências por violações ao código.

Sete passos para desenvolver um código de ética com uma visão de riscos jurídicos

Passo 1: Nomear um comitê 

A criação de um código de ética e conduta eficaz é um processo minucioso que deve contar com a contribuição de todas as áreas da organização. Querer fazer isto apenas no nível diretivo e depois impo-lo aos funcionários é um dos erros mais comuns cometido pelas empresas.

Para muitas empresas, uma abordagem viável é criar um comitê constituído por funcionários, gestores, assessores jurídicos e diretores. Também é essencial que o código de ética se dirija a áreas específicas da organização e demonstre como ela deve conduzir seus negócios.

Passo 2: Coletar informações

O segundo passo inicial para desenvolver o código de conduta é o comitê de desenvolvimento compilar ideias sobre os assuntos que deverão ser incluídos no código. Um bom ponto de partida é examinar os valores listados na declaração de missão de empresa e fazer deles o foco principal de uma sessão de brainstorming.

De acordo com a consultora de gestão e professora da Universidade do Arizona, Marianne Jennings, uma excelente maneira de estabelecer a base do código é considerar a questão: “Quais seriam as coisas que você jamais faria nesta empresa para conseguir um cliente, para manter um cliente, ou para ter certeza que você alcançou suas metas do trimestre?”.

Outras questões importantes:

  • Que leis e regulamentos afetam nossos negócios e exigem cumprimento estrito?
  • Que tipo de dilemas éticos enfrentamos no passado, e quais podemos enfrentar no futuro?
  • Há alguma “área cinzenta” ética que devemos abordar?
  • Quais são temas inaceitáveis, ou atitudes que são inegociáveis na organização?

O resultado final do processo de coleta de informações e brainstorming deverá ser a criação de um esboço que servirá como a base para o desenvolvimento do código.

Lembre-se, os valores essenciais de uma organização são inegociáveis.

Passo 3: Criar o esboço do código de ética

Uma vez determinados o conteúdo básico e a estrutura do código, o próximo passo é desenvolver um esboço. Muitas empresas cometem o erro de escolher um advogado não especialista para elaborar o documento.

Isso geralmente resulta em um código recheado de “juridiquês” que, para a maioria dos empregados pode ser difícil de entender e, consequentemente, destroem o propósito de sua criação.

Um código verdadeiramente efetivo é um documento positivo, baseado em valores que servem como um guia de comportamento apropriado, com uma linguagem clara e concisa, e não uma mera lista de regras e regulamentos que deve ser obedecida a qualquer preço.

Pode ser visto por alguns como um documento ameaçador, elaborado mais para intimidar do que para promover uma cultura que beneficie a organização como um todo.

Por isso, é importante manter uma linguagem positiva e transmitir os benefícios, apontando como, ao se comprometer com as atividades da empresa de forma ética, todos terão vantagens nos resultados dos negócios da organização, ao invés de nutrir as consequências negativas de atos ilegais e antiéticos.

Passo 4: Revisar o esboço e testar o código de ética

Após a conclusão do esboço inicial o comitê deve realizar uma revisão minuciosa para garantir que o documento esteja em conformidade com os parâmetros estabelecidos na etapa inicial e, se necessário, fazer as alterações necessárias.

É interessante realizar um “teste” do código com funcionários que não estejam envolvidos diretamente na elaboração dele, além de anotar seus comentários e feedbacks para melhoria do conteúdo.

A participação do advogado especialista nessa fase é essencial, pois ele garantirá a que o documento esteja em conformidade legal.

Como advogados especialistas recomendamos seis testes simples, porém muito eficientes como:

1 – Teste dos Valores
. A ação que proponho está de acordo com os valores da empresa?
. Ela é honesta e verdadeira?

2 – Teste da Política
. O que estou planejando fazer é consistente com o Código de Ética da empresa?

3 – Teste da lei
. A ação que proponho é legal? Ela violará alguma lei vigente ou regulamento estabelecido por algum órgão governamental?

4 – Teste da Imprensa
. Se o que eu fizer sair em um jornal ou na televisão ficarei orgulhoso de minhas ações?
. Se minha atitute for parar na imprensa a imagem da empresa será vista de forma positiva ou negativa?

5 – Teste dos Outros
. O que pensarão meu gerente, meu supervisor, meus colegas de trabalho e minha família sobre o que estou planejando fazer?

6 – Teste do Espelho
. Quais são as consequências da ação planejada?
. Como esta ação afetará outras pessoas?
. Quais são os custos?
. Como me sentirei comigo mesmo se fizer esta ação?

Diretrizes, regras e políticas não nos tornam honestos. Elas apenas delimitam o caminho que devemos seguir. 

Como pessoa, pai de família e profissional, sempre nos depararmos com um problema ou com uma situação confusa, responder a estas questões acima de forma honesta nos ajudará a tomar uma decisão, quanto ao código de ética a ser implementado.

Passo 5: Aprovar o código de ética e adota-lo formalmente

O código de conduta deve ser formalmente adotado, o que, normalmente, envolve apresentá-lo previamente à diretoria para aprovação, isso legitima o código e expressa o compromisso sincero da organização em criar uma cultura ética. Em empresas menores, os proprietários ou gerentes devem assumir a responsabilidade de aprová-lo.

Passo 6: Apresentar o código de ética 

Muitas organizações falham ao não apresentar o código a todos seus membros de forma correta. Como qualquer outra iniciativa corporativa importante, a apresentação do código de ética a todos os colaboradores e parceiros da empresa é essencial para que sua implementação seja bem sucedida.

O compromisso com o comportamento ético deve começar no topo da organização e se estender a todos os níveis.

Os responsáveis por divulgar o código de ética devem promover treinamentos e demais recursos educacionais para a implementação funcione de maneira eficaz. Os treinamentos devem ser periódicos e constantes para reforçar o conteúdo do código, assim como sua importância para o sucesso da empresa.

Neste sentido o melhor departamento para fazer a divulgação do código de ética é o de Marketing, que tem ferramentas específicas, sabe enfeitar o pavão e principalmente envolver as pessoas.

Todos os colaboradores devem receber uma cópia do código de ética, tanto veteranos, quanto novos contratados. Para reforçar a efetivação do código é importante manter uma comunicação constante: incluir artigos no site da empresa, enviar e-mails para todos os colaboradores e stakeholders, criar imagens randômicas na tela dos computadores com frases do código de ética, colar cartazes estrategicamente posicionados dentro da empresa são alguns meios eficazes.

É essencial realizar um processo de certificação para assegurar que cada funcionário tenha obtido um nível aceitável de compreensão do código de ética e de sua aplicação no cotidiano.

Em nosso artigo anterior falamos sobre como criar códigos de ética para gerir riscos e também apresentamos alguns casos concretos de como realizar os treinamentos de ética para a equipe.

Passo 7: Fazer cumprir o código de ética

O código de conduta não passará de uma mera folha de papel se na prática ele não for devidamente aplicado.

Para muitas organizações, fazer cumprir o código é responsabilidade do gerente de recursos humanos, ou de um gerente  de compliance, ou de um gestor da empresa. Esse líder tem a responsabilidade de desenvolver e monitorar processos,  relatar a investigação de possíveis violações do código, assim como aplicar ações disciplinares apropriadas.

A ele também é incumbida a tarefa de revisar periodicamente o código para verificar se são necessárias adições ou alterações no conteúdo.

Um componente que auxilia o cumprimento do código é a implantação de um canal anônimo que facilite o processo de denúncia de atos de má conduta. Aos denunciantes deve ser garantida proteção através da incorporação de uma política de não retaliação.

Momentos em que a revisão ou atualização do código de conduta são necessários:

  • Mudanças na legislação que impacte o negócio;
  • Períodos de expansão ou mudanças;
  • Ocorrência de crises ou catástrofes ou outro evento que não foi previsto no código;
  • A percepção de que os funcionários estão tendo dificuldade em entender ou aplicar o código atual.

Podemos dizer seguramente que o código de ética é um valioso guia que os colaboradores devem conhecer com clareza para aplicar com segurança em seu cotidiano profissional e  sempre que tiverem dúvidas sobre algum procedimento ele servirá como bússola para ajudá-los a tomar a melhor decisão, tanto para si mesmos, como para o bem da organização.

E você caro leitor, já desenvolveu um código para sua empresa? Tem antecipado as possíveis crises e problemas, ou espera acontecer para que busque soluções?

Seus colaboradores têm consciência das consequências de atitudes antiéticas? Reflita sobre essas questões.

Se nosso conteúdo tem sido colaborativo para seu negócio, compartilhe em suas redes sociais.

Alguns exemplos de códigos de ética de varejistas no brasil:

Por Jamil Chokr – Advogado especialista em gestão de riscos empresariais

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